La digitalización es la principal herramienta que permite automatizar y sistematizar los procesos.
En el día a día, existen una gran cantidad de procesos rutinarios que se basan en unos sencillos pasos que hay que repetir de forma sistemática.
Estos pequeños procesos que se repiten en bucle a diario, lastran la productividad de los empleados, no permitiéndoles desempeñar las tareas que sí requieren de su atención.
Existen varias problemáticas respecto a estos procesos, muchos de ellos derivan de esas tareas repetitivas, pero no solo del hecho en sí de que el proceso sea repetitivo y básico, sino de que el proceso es también ineficiente.
¿Por qué son ineficientes? Las empresas no siempre siguen el ritmo de la tecnología, esto hace que pierdan ventaja frente a sus competidores y se queden obsoletas.
Lo más habitual en estos casos en los que se quedan atrás, es utilizar mano de obra en vez de tecnología.
En algunos procesos es inevitable la mano de obra a día de hoy, pero los procesos que impliquen papel y el mal uso de las hojas de cálculo como el Excel (como base de datos) se deberían de evitar.
En este artículo os contaremos 4 formas de reducir tiempos mediante la digitalización.
Digitalización de los procesos
La transformación de los métodos de gestión analógicos a digitales es imprescindible, ya no solo por la eficiencia de los procesos si no para acoplarse a los clientes y los proveedores en la transferencia de información.
Para establecer una comunicación fluida en la cadena de valor es importante tratar los datos de la misma forma o por lo menos, que la forma en la que se compartan sea rápida, sencilla y desde cualquier lugar.
Gestión de los registros
El registro horario de la jornada es obligatorio por ley y por lo tanto de aplicación para todas las empresas.
Existen varias formas de hacer el fichaje, pero todas tienen en común que necesitan un almacenamiento y un posterior reporte.
Lo más habitual en la época analógica era apuntar el registro en papel y almacenarlo en un Excel.
Existen varios problemas en esta forma de registro; problemas de seguridad, de eficiencia, espacio físico y fiabilidad del registro entre otros.
La digitalización de este proceso y el posterior almacenamiento de estos datos permite eliminar todos esos problemas, además permite hacer búsquedas y obtener reportes con unos pocos clicks.
Solicitudes
Un problema habitual de las empresas es la gestión rutinaria de los permisos para vacaciones o de la solicitud de los días de permiso.
Si una empresa es medianamente pequeña quizás una persona pueda gestionarlo aunque sea de forma poco eficiente.
Pero si el responsable de RRHH se tiene que hacer cargo de su trabajo y de estar atendiendo las solicitudes una a una, es muy probable que no sea capaz de hacerlo.
Cuando hablamos de magnitudes más grandes es impensable llamar,mandar e-mails o papeles al responsable.
Todo esto se puede solucionar a través de una herramienta que digitalice todas estas solicitudes con los pasos a seguir y solo sea necesaria la autorización por parte de un responsable con un click.
Desde cualquier lugar
Poder disponer de una aplicación móvil que permita conectarte a la plataforma de la empresa, no es sólo bueno para la empresa, también para el trabajador.
– La empresa se beneficia de la comunicación directa con sus empleados y de la digitalización de todo el proceso que reduce los costes.
– El trabajador puede pedir sus permisos, consultar el calendario o su nómina y modificar sus datos si la empresa lo estima oportuno.
Estos beneficios hacen que los empleados utilicen la plataforma y que ambas partes salgan ganando.
Existen muchos más beneficios en la digitalización de las empresas, si quieres saber más solo tienes que contactar con nosotros y estaremos encantados de aclarar cualquier duda y presentaros como trabajamos en Apptitudinal