Desde hace muchos años, son muchos los departamentos de gestión de talento que manejan numerosas hojas Excel diseñadas como herramientas de cabecera para operaciones diarias, la elaboración de informes internos o para la toma de decisiones en base a prediseño de KPI’s.
Es decir, considerando esta herramienta ofimática como una base de datos que, además, nos permite el análisis de los mismos. Incluso son muchos los directivos y directivas que conviven desde hace años, y tras su paso por diversas empresas, con alguno de estos elaborados diseños.
¿Es Excel una base de datos?
No, en absoluto. Excel es una herramienta muy útil cuya función principal es la de servir de hoja de cálculo.
Es cierto que este programa o similares pueden ser de gran ayuda a la hora de analizar, organizar y visualizar datos pero tiene una gran variedad de limitaciones ya que su propósito desde su creación no fue ser una base de datos.
Es muy importante saber cuándo debemos emplear un programa dedicado a base de datos para evitar generar una gran cantidad de información en programas que no se especializan exactamente en esto.
¿Cuándo debería cambiarme a otro tipo de software?
- Tienes una gran cantidad de datos en tus hojas de cálculo y es difícil de filtrar o definir criterios de búsqueda.
- No hay una manera clara de tomar decisiones sobre los datos.
- No se ha establecido un orden en los datos desde el principio o se fue dejando en el camino.
- Tienes que trabajar en equipo con las hojas de cálculo.
- Hay información sensible y confidencial como es el caso de contraseñas de usuarios.
Hay que tener por seguro que alguna de estas casuísticas nacen tarde o temprano en una empresa y es importante remediarlas.
Tenemos un caso reciente y de gran repercusión sucedido en 2020. En Reino Unido se perdieron los datos de casi 16.000 personas infectadas de COVID19, ya que, el número de registros estaban limitados en la exportación a otro formato, y esto conlleva a no tener en cuenta a una gran cantidad de personas que suponían un peligro sanitario.
¿Por qué motivos debería evitar emplear hojas de cálculo?
- Errores de compatibilidad en los formatos, este tipo de problema se solventa en bases de datos ya que cada campo está acotado a un tipo de formato, y vuelve más sencillo su uso.
- Gran limitación de almacenamiento.
- A mayor volumen de datos peor rendimiento.
- Los datos son fácilmente borrados o se corrompen.
- Baja usabilidad de los datos en hojas de cálculo. En una base de datos puedes crear acciones en función de los datos que manejes.
- Falta de seguridad. A menudo se acostumbra a tener datos de clientes y contraseñas en hojas Excel, esto es una gran amenaza en la seguridad de la empresa, pues puede enviarse por error o perderse volviendo a la empresa vulnerable. En una buena base de datos se puede gestionar el acceso de los usuarios a la información.
- Y por último, dentro de un gran abanico de ejemplos que podríamos mencionar, la capacidad para analizar los datos. En una base de datos es posible organizar de manera óptima toda la información con el fin de tomar decisiones vitales en la organización.
Vale, ¿entonces qué herramienta, plataforma o tecnología debería usar para gestionar los datos en mi empresa?
En estos momentos, el mercado tecnológico ofrece multitud de soluciones con paquetes de gestión modularizados (selección, formación, desempeño, empleados, costes, kpis, etc), con mayor o menor capacidad para adaptarse al proceso interno requerido por la empresa, pero en ningún caso para igualar a la aparente flexibilidad que aporta nuestra querida hoja Excel, y mucho menos para igualar la forma de gestionar un determinado proceso de nuestra empresa.
Este aspecto es el que ha conseguido cambiar Apptitudinal con su propuesta de valor basada en el uso de tecnología Low Code (bajo código) de Caspio.